Un office notarial n’est pas une entreprise comme les autres. Officier public, le notaire manie chaque année des fonds considérables appartenant à ses clients, sous le contrôle étroit de sa profession. Sa comptabilité obéit donc à des règles spécifiques, que l’expert-comptable doit parfaitement maîtriser pour sécuriser l’office et éclairer les décisions des associés.
Deux comptabilités à ne jamais confondre
La particularité majeure de l’office notarial tient à la coexistence de deux comptabilités :
- La comptabilité « clients », qui retrace les fonds détenus pour le compte de tiers : prix de vente, droits et taxes à reverser, fonds de successions… Ces fonds sont déposés sur des comptes ouverts à la Caisse des dépôts et consignations et ne sont jamais la propriété de l’office.
- La comptabilité de l’office, qui enregistre sa propre activité : émoluments, honoraires, charges de personnel, loyers, investissements. C’est elle qui détermine le résultat des associés.
Le notaire est personnellement responsable de la représentation des fonds de ses clients. Tout décalage entre les deux comptabilités, tout compte client débiteur ou toute anomalie de trésorerie doit être détecté et expliqué sans délai.
Un cadre réglementaire exigeant
La tenue de la comptabilité notariale est encadrée par la réglementation professionnelle, notamment le décret n° 45-0117 du 19 décembre 1945 pris pour l’application du statut du notariat : règles de détention des fonds et des espèces, dépôt des chèques, consignation des sommes non réclamées, tenue de registres et de pièces justificatives. Chaque office fait l’objet d’une inspection annuelle organisée par la profession, qui porte en particulier sur sa comptabilité et sa trésorerie. Un dispositif de garantie collective protège par ailleurs les clients en cas de défaillance d’un notaire.
Des produits spécifiques à analyser finement
Le chiffre d’affaires de l’office se compose d’émoluments fixés par le tarif réglementé, d’honoraires libres pour les prestations non tarifées, et de remboursements de frais. Leur ventilation, la gestion des remises et des participations entre confrères, ainsi que l’analyse de la rentabilité par type d’acte sont essentielles au pilotage de l’office.
Imposition de l’office : selon la structure
Le mode d’imposition dépend de la structure d’exercice : notaire individuel ou société civile professionnelle d’un côté, société d’exercice libéral de l’autre. Le choix de la structure, l’éventuelle société de participations pour porter les parts et le financement d’une acquisition sont des sujets structurants : ils s’étudient au cas par cas, selon les règles en vigueur au moment du projet.
Ce qu’un expert-comptable apporte à l’office
- Révision et établissement des comptes annuels, déclarations fiscales (2035 ou liasse IS)
- Rapprochement et contrôle de la comptabilité clients, préparation de l’inspection
- Paie et gestion sociale des collaborateurs, convention collective du notariat
- Tableaux de bord : rentabilité par activité, suivi des émoluments et honoraires, trésorerie
- Accompagnement des projets : installation, association, acquisition ou cession de parts, évaluation de l’office, choix de la structure
Questions fréquentes
Un office notarial doit-il avoir un commissaire aux comptes ?
Pas en raison de sa seule activité notariale. Comme toute société, une société d’exercice libéral doit toutefois en désigner un si elle dépasse les seuils légaux. Les contrôles propres à la profession (inspection) s’ajoutent à ces règles.
La comptabilité de l’office peut-elle être tenue en interne ?
Oui, la saisie est souvent assurée par le service comptable de l’étude. L’expert-comptable intervient alors pour la révision, les comptes annuels, la fiscalité et le conseil.
Comment évaluer un office ou des parts de société notariale ?
L’évaluation repose principalement sur les produits et la rentabilité de l’office sur plusieurs exercices, retraités des éléments exceptionnels. Elle doit être menée avec méthode, en particulier en vue d’une association ou d’une cession.
Le cabinet Poitau & Co accompagne les offices notariaux et les professions réglementées : comptabilité, fiscalité, gestion sociale et projets d’association ou de transmission. Contactez le cabinet ou appelez le 04 86 31 52 13.
Guide mis à jour en octobre 2026 et vérifié sur legifrance.gouv.fr, notaires.fr et caissedesdepots.fr. Il présente les principes généraux de la comptabilité notariale et ne remplace pas les textes professionnels applicables.